MS-Office Vorlagen

Allgemein

Es stehen Ihnen verschiedene Vorlagen für den Büroalltag (Briefe, Formulare, Publikationen und Präsentationen zum Download zur Verfügung. Es steht Ihnen frei, diese Vorlagen einzeln oder im Gesamtpaket zu downloaden.

Nach dem Download sollen alle Vorlagen mit der UZH-Einheit und deren Koordinaten versehen werden (Parametrisierung). Sind die Vorlagen mit Ihrer Universitätseinheit angepasst, folgt bei einigen Vorlagen wie z.Bsp. beim Brief eine zusätzliche Anpassung mit den Koordinaten der jeweiligen Person (Individualisierung).

Wir empfehlen, dass der erste Schrift der Parametrisierung die IT- oder CD-verantwortliche Person macht, und somit eine einheitliche Absenderadressierung Ihrer Universitätseinheit garantiert ist. Das Gesamtpaket kann danach an die betreffenden Personen gestreut werden.

Vorlagen mit der UZH-Einheit versehen (Parametrisierung)

1. Laden Sie die Vorlage oder das Vorlagenpaket auf Ihren Schreibtisch herunter
2. Entpacken Sie die Büromedien-Vorlagen (falls Sie das gesamte Paket heruntergeladen haben)
3. Starten Sie das Word und öffnen Sie über Datei > öffnen die Vorlagendatei (.dotx)
4. Durch einen Doppelklick auf die Kopfzeile, überschreiben Sie den Absenderblock und die Absenderzeile mit den Koordinaten der UZH-Einheit. Auch die Grussformel passen Sie mit Ihrer Universitätseinheit an. Verändern Sie keinesfalls die Schriftart, die -grössen und Positionen der Textkästchen.
5. Passen Sie die Universitätseinheit auch auf der zweiten Seite an. Danach löschen Sie den gelben Hinweistext und den Seitenumbruch. Die Vorlage muss auf eine Seite reduziert sein.
6. Speichern Sie die Datei im selben Ordner ab und ergänzen diese im Namen mit einem Unterstrich und einem Kürzel ihrer UZH-Einheit. Als Dateityp wählen Sie die  Wordvorlage (.dotx).

Vorlagen mit den persönlichen Daten versehen (Individualisierung)

Brief, Kurzbrief und Fax werden zusätzlich mit den persönlichen Daten individualisiert.

1. Starten Sie Word und öffnen Sie die Vorlagendatei (öffnen > Datei)
2. Versehen Sie die Vorlage mit ihren persönlichen Angaben, ohne Veränderung der Formatierung, der Boxgrösse und der Platzierung.
3. Passen Sie auch den Bereich der Grussformel mit ihrem Namen an.
4. Speichern Sie die Vorlagendatei (dotx). Fügen Sie beim Dokumentennamen einen Unterstrich und ihr Kürzel an.

Arbeiten mit Vorlagendateien

Vorlagen (.dotx )werden vorzugsweise in den Vorlagenordner gespeichert (Meine Vorlagen). Schreiben Sie zum Beispiel einen Brief, so öffnen Sie diesen über das Programm Word > Menü Datei > Neu aus Vorlage, klicken auf den Reiter Persönlich  und wählen Ihre Briefvorlage aus.

Der Pfad, wo die Vorlagen gespeichert werden, ist vom Betriebssystem und  der MS-Office Version abhängig. Um den Pfad ausfindig zu machen, gehen Sie über das Programm Word > Einstellungen > Persönliche Einstellungen > Dateispeicherorte > Benutzervorlagen.

Bei Unklarheiten wenden Sie sich bitte den Informatikverantwortlichen Ihres Instituts.

Wichtig!

Bei einigen Vorlagen unterscheiden sich die Kopfzeilen der ersten und der Folgeseiten. Diese Vorlagen haben im Original bereits eine oder mehrere Folgeseiten und enthalten einen gelben Hinweistext. Nach dem Überschreiben der UZH-Einheit müssen Sie den gelben Hinweistext löschen. Es darf zum Schluss keine leere Seite übrig bleiben.

Kurzbrief:

Beim Kurzbrief ist der Dokumentenschutz aktiviert, damit die Auswahlkästchen «angeklickt» werden können. Zum editieren der Kopfzeile muss die Schutz aufgehoben und danach wieder eingeschaltet werden:

Menu Extra > Dokument schützen > Dokument schützen für ausklicken.

Nach der Eingabe: Menü Extras > Dokument schützen > Dokument schützen für anklicken > Formulareingabe anwählen > Abschnitte > Abschnitt 2 ankreuzen. Kennwort leer lassen.

Powerpoint:

Bei der Präsentationsvorlage überschreiben Sie die UZH-Einheit auf der Masterfolie. Zur dieser gelangen Sie über das Menü Master > Ansicht > Folienmaster. Überschreiben Sie die UZH-Einheit auf der ersten Folie und wechseln Sie anschliessend über das Menu Ansicht wieder auf Normal. Die Fusszeile editieren Sie in der Normalansicht über das Menu Ansicht > Kopf- und Fusszeile.